A cégvezetés kihívásai 2021-ben

Vállalatvezetőnek lenni rugalmasságot, felelősségtudatot és élethosszig tartó tanulást igényel. A 21. század digitális forradalma pedig éppen annyi kihívást hozott magával, mint amennyi folyamatot megkönnyített. 2021 eddig sosem látott feladatok elé állította az üzleti világot – a kiszámíthatóság manapság elvont fogalomnak számít. A cégvezetés mestersége tehát az elmúlt néhány évben sem lett könnyebb. Cikkünkben összefoglaljuk, hogyan érdemes megoldásokat keresni a vállalatirányítás legnagyobb problémáira.

Folyamatok követése: a cégvezetés egyik alapköve

A folyamatok nyomon követése, elemzése és tervezése, valamint a kontrolling a cégvezetés legfontosabb feladatai közé tartoznak. A célok következetes kitűzésének, a költségek és az eredmények menedzselésének egyszerre kell stabilitást biztosítania és rezonálnia a piac és az iparág változásaira. A változás márpedig az a kifejezés, amit valószínűleg a legtöbb vezető választana, ha egyetlen szóval kellene leírnia az elmúlt egy-másfél évet. A gyors reakció fontossága olyan tényezővé vált, amely az eddigieknél is jobban meghatározza a döntéshozást. 

Tapasztalatunk szerint a vállalatok többségének két szélsőséges kihívás a meghatározó: az egészségügyi válsághelyzet kialakította speciális gazdasági környezetben vagy drasztikusan romlott a helyzetük, vagy alig bírnak az ugrásszerűen megnövekedett kereslettel. Bármelyikről van is szó, ezek a gyökeres változások cégvezetés szempontjából újratervezést igényelnek. 

Fontos, hogy a feladatokat átláthatóan menedzseljük

Nagy könnyebbséget jelent, ha a menedzsment és a kontrolling eddig is jól visszakövethető módon zajlott, ideális esetben egy vállalatirányítási rendszerben. Ez ugyanis lehetőséget biztosít arra, hogy az alapvető működési stratégia módosításai alapos elemzés alapján történjenek, és reális cél felé haladjanak. 

Amikor a cég működésében módosítandó gyakorlatok listája kezelhetetlenül hosszúra rúg, érdemes átgondolni, hogy nincs-e szükség a folyamatok teljes újraszervezésére, más néven BPR-re (Business Process Reengineering).

Cégvezetés a képernyőről

A virtuális megbeszélések, a munkatársak és ügyfelek közötti online kapcsolattartás évek óta egyre népszerűbb, hiszen a személyes találkozásnál gyorsabb, a szimpla telefonálásnál viszont hatékonyabb. 2021-re – ha akarták, ha nem – azok a vállalatok is megtapasztalták a digitális kommunikáció teljes térnyerését, akiknél eddig nem ez határozta meg a mindennapokat. Bár a virtuális együttműködés számtalan előnnyel jár, sokszor alapjaiban borítja fel az addig megszokott rutint.

Azok a többemberes folyamatok, amelyek egy iroda biztosította közvetlen térben eddig akadálymentesen zajlottak, az online térben ezerfelé ágazhatnak. Ez a veszély különösen fennáll akkor, amikor az új helyzethez sebtében alkalmazkodva a kollégák olyan kommunikációs csatornákat, tárhelyeket használnak, ami éppen a legpraktikusabbnak tűnik adott helyzetben. Az így beiktatott eszközök ideiglenesen talán megállják a helyüket, de hosszú távon számtalan nehézséget okoznak cégvezetés szempontjából. 

Előnyös, ha kijelölünk egy állandó kommunikációs felületet

Egy vállalatvezető felelősségei közé tartozik az is, hogy ellenőrizze a dolgozókat. Ennek egyik alapja természetesen a bizalom, ugyanakkor a munkavégzés monitorozása a dolgozót is segíti. A home office-hullám hatására ez is jóval nehezebbé vált. Ha a munkafolyamatok és eredmények követhetősége látványosan szétesik annak hatására, hogy a kollégák és a cégvezetés nincsenek egy légtérben, az fontos hiányosságra mutat rá feladatmenedzsment terén. Ahogy mondani szokás, kutyaharapást szőrével: az online térbe költözés problémáira valószínűleg egy online menedzsment eszköz jelenti majd a megoldást.

Dokumentumok – mit érdemes digitalizálni, és mit nem?

Az új helyzet hozta nagyobb távolságok még az eddiginél is jobban háttérbe szorították a papíralapú ügyintézést. A nyomtatott dokumentumoktól nem mindig lehetséges 100 százalékban megszabadulni – régebb óta fennálló cég esetén például számos fontos, évekkel ezelőtti adminisztrációs adat papír alapon áll rendelkezésre. 

Saját kérdésünkre a válasz röviden annyi, hogy nincs olyan dokumentum, amit ne lenne érdemes digitalizálni. Ez persze nem azt jelenti, hogy a folyamat során minden lefűzött iratot muszáj szelésmetéltté szaggatni az iratmegsemmisítőben – az viszont kétségtelen, hogy rengeteg helyet megtakaríthatunk ezzel az eljárással.

A legtöbb vállalat ma már arra törekszik, hogy a fontos iratokat virtuális alapra helyezzék, de a megszokás miatt különböző számlákat, szerződéseket még mindig papíralapon tárolnak. A nyomtatott dokumentumokkal ugyanakkor nemcsak a polcokon elfoglalt hely a probléma: iktatásukat, az ügyvitelek követését, a visszakereshetőséget nagyban megnehezíti, ha ezekre csak a mappákban lapozgatva van lehetőség. Ez előbb-utóbb a hatékony cégvezetés komoly akadályává válik.

Ahhoz, hogy a már számítógépen végzett folyamatok és a még papíron tárolt iratok egyetlen követhető, átlátható rendszer részei legyenek, digitális transzformációra van szükség.

Digitális költségek optimalizálása

Ahogy nincs eredmény befektetett munka nélkül, úgy nincs profit kiadások nélkül sem. Nem mindegy azonban, hogy a cégvezetés mennyire látja át, mennyire hatékonyan kezeli ezeket. 

Az elmúlt évben bekövetkezett világgazdasági felfordulás minden vállalkozást arra késztet, vizsgálja felül addigi fix és eseti költségeit. Ezek jelentős részét pedig a menedzsmenthez szükséges szoftverek és digitális szolgáltatások teszik ki. 

Amikor egy vállalat fejlődik, nem ritka, hogy fokozatosan fejlesztik a folyamatok irányítását. Gyakori, hogy apránként digitalizálják először a gyártást, majd a raktárkezelést, utána a könyvelést, és így tovább. Amikor a napi munkában valami szükségtelenül ismétlődik, a cégvezetés úgy dönt, hogy egy újabb részfeladatot vált ki valamilyen szoftverrel vagy szolgáltatással. 

2021-ben ideje felülvizsgálni, hogy ezek közül melyek azok, amik valóban megtérülnek. Néhányról biztosan kiderül majd, hogy bár megszokottak és kényelmesek, de egy átfogóbb ellenőrzés során pótolhatónak vagy egyenesen fölöslegesnek bizonyulnának. 

Sok kis fölösleges kiadás együtt nagy veszteséget termel

Végezzük hát el ezt az ellenőrzést! Vannak-e olyan előfizetések, amiket valójában már nem használ ki a vállalat, de még mindig automatikusan fizetik? Van-e olyan szolgáltatás, amire találunk azonos minőségű, de kedvezőbb árú alternatívát?

Ha minden ilyen kiadást hasznosnak és indokoltnak találunk, akkor érdemes utánanéznünk, a külön-külön szolgáltatások fizetése helyett nem lenne-e költséghatékonyabb egy átfogó vállalatirányítási rendszer.

Ön is nyitott az innovatív vállalatirányítási megoldásokra? Ingyenes üzletviteli tanácsadásunkon feltérképezzük vállalata lehetőségeit!