Dokumentumkezelés vállalatoknál

A dokumentumkezelés minden vállalat számára elengedhetetlen és megkerülhetetlen. Mivel az összes részleg munkáját érinti, a megfelelő és hatékony vállalati működés érdekében mindenképpen szükség van a dokumentumok menedzselésére. Anélkül ugyanis zűrzavar és rendetlenség jellemezné az iratokat, legyen az írott vagy elektronikus. Ám a dokumentumkezelés nem pusztán az iratok iktatásáról szól, hanem egy sokkal összetettebb és átfogóbb műveletről van szó.

Mi az a dokumentumkezelés?

Maga a folyamat egy igen szerteágazó tevékenység, ami magába foglalja a dokumentumok létrehozását, azok kezelését, a digitalizálásukat, illetve tárolásukat és keresésüket. Vagyis minden olyan mozzanat része a dokumentumkezelésnek, ami az iratok megszületésétől egészen a megsemmisítéséig felmerülhet a munka során. Miután ez egy igen nagy volumenű folyamat, minden vállalatnak kulcsfontosságú, hogy a dokumentumai rendszerezettek és átláthatóak legyenek, hogy olajozottan menjenek a dolgok házon belül.

Mi számít dokumentumnak egy vállalatnál?

Dokumentumkezelésnek minősülnek például a számlázással kapcsolatos teendők, az ügyfélkapcsolati folyamatok és háttérmunkák támogatása, ajánlati és reklamációs dokumentumok kezelése, a megrendelések és ajánlattételek feldolgozása, e-mailek és munkalapok iktatása/tárolása/küldése/visszakeresése, kampánykezelés, ügyfélszolgálati dokumentumokkal kapcsolatos teendők, és még sok egyéb tevékenység. Látható tehát, hogy nagyon fontos egy vállalat ügyei szempontjából a rendszerezettség annak érdekében, hogy elkerüljék a papírhegyeket az irodában.

Ha egy vállalat növekszik, az együtt jár a dokumentumok gyarapodásával is. Nem mindegy, hogy egy 20 fős KKV adminisztrációját kell rendben tartani, vagy egy sokkal nagyobb létszámú munkaerőnek az iratait szükséges rendezni. Ráadásul a nagyvállalatok szinte kötelező velejárója a több szinttel rendelkező vezetői struktúra, ami még jobban bonyolítja a dokumentumok kezelését. Ha ez még nem lenn elég, a több száz felhasználóval működő vállalatoknál már feltételezhetően több telephellyel is operál, így kulcsfontosságú a megfelelő dokumentumkezelés.

Dokumentumkezelő rendszerek

Ha azt szeretnénk, hogy vállalatunk hatékonyan és áttekinthetően tudjon működni, egy kezelőrendszer nagy hasznunkra lehet, mivel segítségével a dokumentumkezelés teljes folyamata a legelejétől a végéig nyomom követhető. Egy ilyen vállalati információs rendszer birtokában egyszerre képesek leszünk a hatékony válságkezelésre, emellett pedig versenyképes is maradhat vállalatunk.

Digitalizálás

A vállalatokat érintő digitális transzformációról egy korábbi cikkünkben részletesen is írtunk, ennek részét képezheti az iratok digitalizálása is. Ezek lehetnek bármilyen elektronikus formában – pdf, szimpla szöveges dokumentum, akár kép/videó/hangfájl -, amiket utána könnyen és gyorsan elő lehet keresni. Papír alapú, új és meglévő iratokat digitalizálni lehet tömeges, illetve felületről indítható szkenneléssel, vagy akár vonalkód technikával is. Ennek révén akár az irat képe is hozzáfűzhető a rendszerhez.

Tárolás 

A kezelőrendszerek nagy része egy olyan kialakítású tárolóval rendelkezik, amelynél az előzetesen digitalizált dokumentumokat bármilyen szerkezetbe el lehet rendezni. Ezekben aztán egy egységes felületen keresztül minden felhasználó könnyen el tud majd igazodni, és a tárolt iratokat bármikor megtekintheti újra.

Dokumentumok keresése 

Ez szokott lenni a leginkább kritikus pont a vállalat működése szempontjából, ha dokumentumkezelésről van szó. Az összetartozó dokumentumokat a rendszer összekapcsolja, így azok egy helyen megtalálhatók, legyen szó szerződésekről, megrendelésekről, számlákról, szállítólevélről, vagy igazolásokról. A rendszer ún. meta tagek segítségével növeli a keresési hatékonyságot, amelyek testre szabhatók, így még inkább leegyszerűsödik a keresés. Ezáltal rendezhetjük a dokumentumokat akár a létrehozó személye, az információ keletkezési vagy módosítási dátuma, vagy akár a tartalom típusa szerint is.

Előzmények kezelése

Egy nagyvállalat esetében az iratok mennyisége is hatalmas lehet, ezért felmerülhet a kérdés, hogy mi történik akkor, ha a kezelőrendszer tárolóhelye megtelne. Aggodalomra semmi ok, mivel egy olyan dokumentumkezelőről beszélünk, ami a gépi tanulásnak köszönhetően képes különféle storage-ok létrehozására. Ennek hála mind a jelenlegi, mind pedig a korábbi verziók is elérhetőek lesznek.

Jóváhagyások és határidők kezelése 

Amikor egy szerződést véleményezni kell, vagy jóváhagyni az érkező számlákat, folyamatosan figyelemmel tudjuk követni a folyamatot, ugyanis a szoftvernek erre is létezik funkciója. Ha pedig közeleg a határidő egy projektnél vagy egy egyezség megújításának szükségességéről, a rendszer értesít róla.

Hozzáférhetőség 

Ha a verziókezelés még egy értesítő rendszerrel is párosul, akkor még nagyobb teljesítmény elérésére lesz képes vállalatunk, mivel nemcsak mi fogunk tudni hozzáférni a felhasználók munkájához, hanem a partnereink is. Így a munkafolyamatokról és a frissítésekről mindenki könnyedén értesülhet, különösen, ha a szolgáltató a rendszert összekapcsolja egy webes megoldással, így nagyobb távolságok is áthidalhatók.

Adatvédelem

Ez adatvédelem minden vállalat számára kiemelten fontos, ha a dokumentumkezelésről beszélünk. Ahhoz, hogy nyomon tudjuk követni, hogy egyes információkat ki olvashat el, ki szerkeszthet vagy törölhet, a kezelőrendszer lehetőséget biztosít biztonsági csoportok létrehozására. Ezeket lehet utóbb módosítani, illetve frissíteni is, valamint bármikor titkosíthatjuk vagy dekódolhatjuk, így még inkább védeni tudjuk a dokumentumainkat.

Költségcsökkentés 

A dokumentumok kezelése a hagyományos módon jelentős idő és pénzráfordítással jár. A digitalizált iratok menedzselése az ilyen ráfordításokat, emellett logikusabb folyamatokat is ki lehet alakítani az alkalmazásával.

Miután az elkövetkező években a NAV kiemelt figyelmet fordít a vállalkozások üzleti adminisztrációjára, már pusztán emiatt érdemes elgondolkozni a kezelőrendszerek alkalmazásán. Ám ne az adóellenőrzések támasztotta követelmények legyenek az elsődleges okok amiért átállunk a szoftveres dokumentumkezelésre: vállalatunk olajozottabb működése és termelékenységének hatékonysága lebegjen szemünk előtt, amikor úgy döntünk, hogy átváltunk a digitális módszerre.

Ön is nyitott az innovatív vállalatirányítási megoldásokra? Ingyenes üzletviteli tanácsadásunkon feltérképezzük vállalata lehetőségeit!