Házipénztár: mit és hogyan tartalmazzon a nyilvántartás?

A házipénztár vezetése elengedhetetlen része a vállalkozások, szervezetek mindennapjainak. Ez ugyanis egy olyan nyilvántartás, amit egy véletlenszerű NAV ellenőrzés során minden vállalatnak fel kell mutatnia. Ellenkező esetben komoly szankciókkal kell szembenézniük. De mi is az a házipénztár pontosan? Egyéni vállalkozókra is vonatkozik-e a szabály? Milyen formai követelményei vannak a nyilvántartás vezetésének? Ilyen és ehhez hasonló kérdésekre adunk választ cikkünkben.

Házipénztár fogalma

A házipénztár egy pénzügyi nyilvántartás, ami az adott vállalkozás vagy szervezet készpénz állományát tartalmazza, amennyiben van ilyen típusú bejövő- és kimenő pénzforgalom. Ide tartozik minden olyan fizetőeszköz is, ami készpénzt helyettesít, például csekkek vagy utalványok. A bankszámlán lévő összegnek tehát nem kell szerepelnie a nyilvántartásban. Emellett bizonyos esetekben szükséges pénztárbizonylatot is kiállítani, méghozzá minden olyan készpénzes fizetésről vagy bevételről, amiről számla nem készült. A pénzmozgásról kiállított számla helyettesíti ezt a bizonylatot.

A házipénztárral kapcsolatos részletes szabályzatot a számviteli törvény tartalmazza. Ez azonban nem vonatkozik katás gazdasági társaságra, egyéni cégre és ügyvédi irodára.

Házipénztár: limitált-e a tartható készpénz összege?

A számviteli törvényben nem szerepel erre vonatkozó szabály. Ettől függetlenül azt sem állíthatjuk, hogy a vállalkozások és szervezetek korlátlan mennyiségben tarthatnak készpénzt. A számviteli előírásnak megfelelően minden vállalkozásnak rendelkeznie kell egy saját pénzkezelési szabályzattal. Ebbe bele kell foglalni, hogy mekkora az a maximális összeg, ami a házipénztárban tartható. Egy ellenőrzés során a NAV erre is figyel, így ennek elmulasztása esetén a NAV megbírságolhatja az adott vállalkozást.

Alanyi adómentes egyéni vállalkozóként és adószámos magánszemélyként abban az esetben, ha a vállalkozó nem kötelezett bankszámla nyitására, bármekkora összegben tarthat pénzt a házipénztárban. Azonban az áfa fizetésre kötelezett vállalkozóknak vagy természetes személyeknek rendelkezniük kell belföldi pénzforgalmi számlával. Ebben az esetben a törvény szerinti készpénz összegen túli pénzeszközöket bankszámlán szükséges tartani.

Mi a helyzet az egyéni vállalkozókkal?

A házipénztár vezetéséről szóló törvény nem vállalkozási formához köti a nyilvántartás kötelező meglétét. Függetlenül attól, hogy cégről vagy egyéni vállalkozóról beszélünk, minden vállalkozó köteles házipénztár nyilvántartást vezetni, ha készpénzben (is) keletkezik bevétele és kiadása. Így alapítványoknak, sőt nonprofit szervezeteknek is kötelező ilyen nyilvántartást vezetnie készpénzes pénzforgalom megléte esetén.

Az egyéni vállalkozókra nem a számviteli törvényben meghatározottak vonatkoznak, hanem az Szja törvény. Ebben kétféle nyilvántartás típus szerepel, az alap- és részletező nyilvántartás. Egyéni vállalkozóként alapnyilvántartásban kell a vállalkozás készpénzben lévő vagyonát nyilvántartani, vagyis a házipénztár az alapnyilvántartás része. Ebbe a naplófőkönyv, pénztárkönyv, valamint a bevételi és költségnyilvántartás tartozik. Amennyiben viszont egy egyéni vállalkozó köteles bevételi nyilvántartást vezetni, úgy házipénztárra nincs szükség.

Összeg a házipénztárban és papíron

Az, hogy a házipénztárban lévő összeg nem egyenlő azzal, ami papíron van, nem ritka a vállalkozások életében. Megfelelő adminisztrációs folyamattal azonban ez elkerülhető. A szabályszerű dokumentáció az alábbi példa szerint történik:

Egy vállalkozás készpénzes fizetéssel szeretne új irodai eszközöket vásárolni, például laptopot. Erre a céges számláról leveszik az összeget készpénzben, amit kötelezően be kell tenni a házipénztárba. Erről kötelező azonnal bevételi pénztárbizonylatot kiállítani. A vásárláskor készpénzes számlát állít ki az adott elektronikai üzlet. Ezt hozzá kell csatolni a házipénztárhoz.

A súlyos jogsértés elkövetését és az emiatt járó bírságot tehát így lehet elkerülni.

Ha a házipénztár nyilvántartás szerint negatív az egyenleg, ott biztosan valamilyen hiba történt. Például keveredett az egyik munkavállaló saját pénze, a házipénztárban lévővel (vagyis saját pénzből fizetett olyan munkához szükséges eszközt, amelyhez a cég adataira kiállított számlát kért, amit benyújtott elszámolásra. Ebben az esetben csak papíron történt mozgás a házipénztárban, a valóságban nem. Persze előfordulhat más okból is, a lényeg, hogy negatív házipénztár egyenleg esetén mindenképpen szükséges visszakeresni, hogy mi történhetett.

Kinek a felelőssége a házipénztár vezetése?

Felmerülhet a kérdés, hogy az adminisztrációs terheket csökkentve delegálhatjuk-e ezt a feladatot a könyvelőnk felé. A szabály itt is eltér egyéni vállalkozó és a többi gazdasági társaság között.

Egyéni vállalkozó esetén vezetheti külső könyvelő ezt a nyilvántartást, hiszen az az alapnyilvántartás részeként történik. A gazdasági társaságok esetében viszont más a helyzet, a külső könyvelő ugyanis nem vesz részt a vállalkozás mindennapi munkájában. A számlákat és bizonylatokat csak utólag kapja kézhez, ezért nem is tudná naprakészen tartani a nyilvántartást. Ezeknél a cégformáknál a vezető feladata, hogy a házipénztár nyilvántartása mindig a legfrissebb információkat tartalmazza.

A nyilvántartás formai követelményei

Az, hogy ennek a házipénztár nyilvántartásnak pontosan hogy kell kinéznie, nincs megszabva. Az sincs előírva, hogy milyen formában (házipénztár program, pénztárbejelentés nyomtatvány stb) kell vezetni. Ami fontos viszont, hogy minden bevételt és kiadást időrendben és tételesen kell felvezetni.

Sokakban merül fel, hogy a nyilvántartást Excelben vezessék. Ez azonban több szempontból sem tanácsos. A nyilvántartásról ugyanis ilyen formában nem lehet pénztárbizonylatot kiállítani. Az egyik leghatékonyabb megoldás, ha házipénztár programot használunk. Ennek a legtöbb folyamata ugyanis automatizált és a bizonylatok, kimutatások készítése is csupán pár kattintás.

Egy ilyen programot külön is beszerezhetünk, de a hatékony munkavégzés és a piacon való versenyben maradás érdekében érdemes inkább egy teljes, egyedi vállalatirányítási rendszert bevezetni. Ennek részét képezik többek között olyan szoftverek, mint projektmenedzsment-, számlázó- vagy könyvelő szoftver. Amennyiben szeretné vállalkozása elavult programjait gyors és automatizált rendszerre cserélni, kérjen ajánlatot az Acterra International-től, amely cégre szabott ERP rendszert tervez és vezet be vállalkozások számára.