Kontrolling jelentése, folyamata és legfontosabb jellemzői

A kontrolling manapság egy igen gyakran használt kifejezés a vállalatirányítás területén. Olyan folyamatos tevékenységet jelöl, amely szorosan kapcsolódik a folyamatmenedzsmenthez. Habár az angol „to control” igéből ered, nem csak vezetést, irányítást és ellenőrzést jelent. Magában foglalja a tervezés, az értelmezés és a döntéshozatal teendőit is. A fogalom több meghatározással is rendelkezik. Cikkünkben bemutatjuk a controlling jelentését, folyamatát és annak legfontosabb jellemzőit.

Kontrolling fogalma

A kontrolling meghatározására nincs egységes definíció, ezért a kifejezést többféleképpen is értelmezhetjük. Magyarországon az egyik leggyakrabban használt jelentés Horváth Pétertől származik. A professzor szerint a controlling „olyan funkciókat átfogó irányítási eszköz, amelynek a feladata a tervezés, az ellenőrzés és az információ-ellátás összehangolása.”

Más értelmezések szerint a kontrolling egy áttekintő, értékelő, koordináló és integráló tevékenység, amely a vezetés gyakorlásának eszköze. De van olyan meghatározás is, amely azt mondja, hogy ez a tervezés és a számvitel vezetési szempontból történő összekapcsolása. Ugyanakkor az a definíció is ismert, miszerint a kontrolling nem más, mint költség- és eredménymenedzsment.

Bár a fent említett meghatározások különböznek egymástól, egy pontban mégis megegyeznek: a controlling a vezetés alrendszere, amely koordinációs és integrációs feladatokat fog össze. Ezt főként a költségek és eredmények összevetésére, a teljesítmények és a ráfordítások nyomon követésére használják a rendszer hatékonyabb működése érdekében. Kezdetben csak a pénzügyekkel foglalkozott, mára viszont már kinőtt a könyvelő részlegből, és a folyamat az egész vállalatra kiterjedt.

Kontrolling feladatok: célmeghatározás, tervezés, mérés

A controlling feladatok több részből állnak: ide tartozik a célmeghatározás, a tervezés, a kontroll (irányítás és szabályozás), valamint az elemzés. A vállalat céljainak meghatározása nem tipikus kontrolling feladat, de kihagyhatatlan lépés a folyamatból. Fontos, hogy ezek a célok reálisak és elérhetőek legyenek. Ha az adott cég rendelkezik vállalati stratégiával, akkor a célkitűzéseknek már eleve szerepelniük kell benne.

A célok behatárolását követően elkezdődhet a tervezési szakasz. Ez jövőalakítást jelent, itt az elvárt eredményeket szükséges megfogalmazni, illetve azt, hogy milyen módszerekkel szeretnénk ezeket elérni. A tervezés formája szerint lehet felülről lefelé történő, top-down tervezés. Ebben az esetben a felső vezetés határozza meg a legfontosabb vállalati célokat, ezek alapján az irányítás alsóbb szintjein elkészíthetik a saját részterveiket.

De létezik alulról felfelé történő, bottom-up tervezés is, amikor a folyamat a szervezet alsóbb szintjein kezdődik, a tervek összehangolását pedig a felsőbb szintek végzik. Az ellenáramlatú tervezés a két módszer kombinációja. Ekkor a felső vezetés és az alsó szintek terveit tervalku keretében összehangolják.

A tervezést a vállalat üzemi működésének mérése, elemzése követi. Itt döntéselőkészítő anyagokra és beszámolókra, valamint a tényadatok megfelelő strukturálására van szükség. A mérés eszközei lehetnek vizsgálati jelentések, értékesítési jegyek, egyéb kimutatások és adatbázisok. A kontroller munkáját nagyban segíti, ha a vállalat használ valamilyen ERP rendszert, amelyben a céladatok rögzítésre kerülhetnek. Ennek köszönhetően a szakember valós idejű adatokkal dolgozhat.

Controlling feladatok: eltéréselemzés, beszámolás

A következő lépés az információkezelés, vagyis az elvárt és a mért valós eredmények összevetése. Ekkor derül ki, hogy a vállalat részterületei milyen időszaki teljesítményt produkáltak. Az eltéréselemzés során nem elegendő a különbségek nagyságát vagy százalékos mértékét vizsgálni, az eltérés okait is fel kell tárni. Ezeket nem mindig könnyű megtalálni, de a megfelelő működés érdekében javasolt alaposan utánajárni a kérdésnek.

Az eltéréselemzésből származó információkat ajánlott összegyűjteni, és a döntéshozók számára megfelelő formátumban összeállítani. Ezt nevezik kontrolling beszámolási rendszernek, amely tartalmazhat táblázatokat, mutatószámokat, grafikonokat. Amennyiben a számok csekély eltérést mutatnak, nem szükséges különösebb lépéseket tenni. Kiugróan eltérő értékek esetén korrektív vagy preventív tevékenységre van szükség. A részletes elemzési munka után kiderül, hogy milyen területeken nem sikerült elérni a kitűzött célokat, ennek köszönhetően a vállalat vezetése eldöntheti, hogy milyen változtatásokat eszközöl a továbbiakban.

A folyamat jellemzői

A kontrolling egy ciklikus tevékenység, amely segít a vállalat vezetésének abban, hogy feltárja az újabban felmerülő problémákat és a kiváltó okokat. Ez sok esetben változásra kényszerítheti a vállalatot és annak dolgozóit. Ezért a megfelelő megoldás elérése érdekében nagyfokú alkalmazkodóképességre van szükség.

A folyamat továbbá elképzelhetetlen egy vagy akár több kontroller nélkül. A kontroller küldetése, hogy a menedzsment partnereként hozzájáruljon a szervezeti teljesítmény javításához. Feladatai közé tartozik a controlling folyamat menedzselése, a beszámolás, informálás, tanácsadás és döntéselőkészítés. Kialakítja és támogatja a célkitűzés, tervezés és irányítás folyamatát annak érdekében, hogy a döntéshozók célorientáltan tudjanak tevékenykedni. A döntés viszont már nem az ő hatáskörébe tartozik.

A kontrolling által mért területek

A következő területeken találkozhatunk controlling tevékenységgel:

• Idő kontrolling. Ez a határidők betartását és a folyamatok időbeni lefutását méri.
• Anyag kontrolling. Raktárra és anyag felhasználási hatékonyságra vonatkozó mérőszámokat foglal magába.
• Költség kontrolling. A vállalat működése során felmerülő valós és virtuális költségekre vonatkozó terv tartozik ide és annak folyamatos visszamérése.
• Dolgozói kontrolling. Teljesítménymenedzsmenttel, szabadságok és balesetek követésével foglalkozik.
• Működési kontrolling. Produktivitást mér. Azt vizsgálja, hogy a vállalat adott folyamatok mellet milyen hatékonysággal állít elő terméket vagy szolgáltatást.

Tetszett a kontrollingot bemutató írásunk? Akkor olvasd el a Vállalatirányítási rendszer kisvállalkozók számára című bejegyzésünket is!