Leltár, avagy az elkerülhetetlen feladat

A leltár fogalma

A leltár egyfajta kimutatás, egy számviteli dokumentum, ami a vállalkozás eszközeit és forrásait sorolja fel tételesen. Ebből a kimutatásból mind a mennyiség, mind az érték tisztán látszik. A leltározás fogalma pedig maga a tevékenység, amely során ellenőrizzük a készletállományt és amellyel ezt a kimutatást elkészítjük. Számos fajta leltár létezik, ezek közül az egyik legfontosabb a nyitó és záró leltár. A nyitó leltár a vállalkozás indulásakor végzett leltár, míg a záró leltárt az üzleti év végén vagy a cég felszámolásakor kell elvégezni, hiszen a végelszámoláshoz fontos tisztában lenni az eszközállománnyal.

A könyvviteli mérleg alátámasztásához évközi leltárt kell készíteni. Emellett ott van az adás-vételi leltár is, amit akkor kell elvégezni, ha a vállalaton belül változik valamely terület felelőse. Ez által tud az átadó elszámolni minden tárgyi eszközzel, jó esetben maradéktalanul. Előfordulhat, hogy adott cég birtokában lévő eszközök nem a cég tulajdonában vannak. Ezekről az eszközökről külön leltárt kell készíteni, ez az úgynevezett idegen leltár. Ugyanígy azokról az eszközökről is érdemes leltárt készíteni, amik a cég tulajdonában vannak, de helyileg máshol tárolják. Ezt nevezzük tárolási leltárnak vagy tárolási nyilatkozatnak. Megeshet, hogy adott vállalatnál felmerül a visszaélés gyanúja. Ilyenkor általában elvégezhető egy rendkívüli leltározás is.

Az ideális raktárkezelő program hűséges társunk akkor is, ha még csak mini raktárat kezelünk és akkor is, ha már kiterjedtebb, nagyobb kapacitású szoftverre lenne szükségünk. Rugalmassága miatt ezért mi az SAP Business One-nal kompatibilis Agility Essentials WMS rendszert ajánljuk: sokodalúsága már számos ügyfelünknél kiválóan vizsgázott.

Leltár: alkalmazottra vagy külsős cégre bízzuk?

Leltározás előtt -, főleg, ha egy nagyobb vállalat több ezer eszközéről és tárgyáról van szó – felmerülhet a kérdés, hogy azt végezzék a céget jól ismerő alkalmazottak, vagy érdemesebb kiszervezni egy külsős céghez. A kérdés itt az, hogy vajon melyik megoldással lesz hatékonyabb a leltározás. Sok tényező szólhat amellett, hogy saját alkalmazottak készítsék el a leltárt, azonban majdnem ugyanennyi érv áll a kiszervezés mellett is.

Leltározás az alkalmazottak által

Sok vezető dönt úgy, hogy a leltározásra a vállalat munkavállalóit kéri meg. Ennek általában az egyik fő oka, hogy ez költséghatékonyabb megoldás. Emellett azonban az is nyomós indok, hogy a dolgozók – még ha nincs is napi szintű kapcsolatuk, munkájuk az árukkal, eszközökkel és az árumozgatással sincs túl gyakran dolguk – jól ismerik a cég eszközeit. Az alkalmazottak képben vannak a vállalat folyamataival, és tisztában vannak azzal, hogy mit hol találnak, így egy esetlegesen hiányzó termék esetén tudják, hogy hol keressék. Ezeket átgondolva a vezetők sokszor döntenek emellett, de vajon ez a leghatékonyabb megoldás?

Ha ezt választjuk, tudnunk kell, hogy a leltározás folyamata egy fontos pont, amivel meg kell ismertetnünk a munkavállalókat. Első alkalommal mindenképp szükség van a szabályok és folyamat áttekintésére, de mivel a dolgozóknak nem a leltározás a fő tevékenységük a cégnél, előfordulhat, hogy minden alkalommal át kell ismételni ezeket.

Kiszervezett leltár

Ezzel szemben számos tényező szól amellett is, hogy a leltározási munkát olyan cég kezébe adjuk, akiknek ez a főtevékenységük. A külsős cégre bízott leltár egyik legnagyobb előnye, hogy a leltározásra nem a munkavállalóknak kell időt és energiát áldozni, így azt saját munkájuk elvégzésére szánhatják, ami pedig a cég sikereihez és a munkafolyamatok hatékonyságához járul hozzá. Emellett sokkal precízebb, minőségibb munkát végez egy olyan cég, aminek a leltározás a kulcstevékenysége. Fontos lehet az is, hogy amennyiben független cégre bízzuk a munkát, biztosra mehetünk, hogy pontos, objektív adatokat kapunk a készletállományról, hiszen egy külsős céget semmilyen érdeke nem származhat abból, ha pontatlan, hamis végeredményt állít ki.

Ezeknek a cégeknek ráadásul a kisujjában van a leltározási szabályzat és folyamat a leltározás kapcsán, így gyorsabban tudják elvégezni a munkájukat is akár évi több alkalommal is. Ami szintén nem mellékes, hogy a független cégekkel lehetőség van időpontot egyeztetni a leltározás elvégzéséhez, így van lehetőségünk olyan időpontra tenni, amikor a munkavállalókat nem akadályozza, zavarja a munkában, például az esti órákban vagy hétvégén. Természetesen ez a megoldás már plusz költségekkel jár együtt, de összevetve a két oldal előnyeit, nem biztos, hogy ettől ez rosszabb választás, sőt sok esetben igen is jobban megéri.

Milyen időközönként leltározzunk?

A leltár gyakoriságát tekintve különböznek a vélemények. Alapvetően két tényezőtől függ, hogy milyen gyakran érdemes leltárt készíteni. Egyrészt függ a vállalat méretétől, pontosabban attól, hogy mekkora a készletállomány, másrészt pedig a cég profiljától, a termékek típusától. Egy nagyobb élelmiszerbolt esetében például – tekintve, hogy naponta több száz vagy több ezer terméket ad el – érdemes évente többször, de legalább kétszer leltározni. Ezzel szemben egy kisebb ruhaüzlet esetében azonban készlethiánytól függően elegendő lehet évente egy alkalommal elvégezni. Ajánlott átgondolnunk, hogy előnyére válik-e saját cégünknél a gyakrabban elvégzett leltár. Előfordulhat ugyanis, hogy szeretnénk biztosra menni és minden hónapban leltárt készíteni, de ettől még nem biztos, hogy ez egy szükséges és hatékony megoldás.

Leltározás leltározó program segítségével

Ma már elérhetőek olyan szoftverek, amelyek segítségünkre lehetnek a leltározási feladatokban. Az Acterra International Kft. biztosítani tudja ezeket a szoftvereket, amelyek számos egyéb hasznos funkciójuk mellett tartalmazzák például a készletgazdálkodás programot is.

Ha az Ön cégénél is szükség van vállalatirányítási rendszerre vagy a munkafolyamatokat könnyítő szoftverekre, vegye fel velünk a kapcsolatot és kérjen ajánlatot!