Raktárkezelés: a hatékonyság 5 alapelve

1 – Időhatékonyság

A hatékony, jól működő raktárkezelés egyik legfőbb ismertetőjegye, hogy értékes időt takarít meg. A népszerű mondás, miszerint “az idő pénz”, közhelynek hangzik, de a céges működés során nagyon hamar igaznak bizonyul – így az idővel való spórolás a költségeket is jelentősen csökkenti.

A legtöbb időt akkor takaríthatjuk meg a raktárkezelés során, ha egyszerűsítjük az adminisztrációt. Ha szakítunk az évtizedekig leválthatatlan megoldásnak tűnő, de – valljuk be – időpazarló, hosszadalmas kézi folyamatkezeléssel, jelentősen megkönnyítjük a vezetők és a dolgozók munkáját. Ügyfeleink körében megfigyeltük: a raktárkezelés modernizálásának az az egyik legfeltűnőbb pozitívuma, hogy az adminisztráció végre valós helyen, valós időben történik. Nem kell anyagot mozgatni, helyet változtatni, hiszen minden fontos művelet néhány kattintással, a gyártási és raktári mozgások valós helyén végezhető el. Olyan dokumentumok is elkészíthetők helyben, néhány mozdulattal, mint például a raktárbizonylatok vagy a szállítólevelek.

Ami az időgazdálkodást illeti, a másik feltűnő előnyt akkor szokták tapasztalni a digitalizált raktárkezelésre átálló ügyfelek, amikor elkezdik használni a vonalkódalapú rendszert. Így mindenkinek sokkal egyszerűbb eligazodni az árucikkekkel kapcsolatos ügyintézés, a feladatok tengerében.

2 – Méretezhetőség, rugalmasság

Ha az Ön cége nemrég indult, most még nehéz elképzelni, milyen gyökeres változásokon fog keresztülmenni az elkövetkező 10 évben – ha pedig vállalata már hosszú múltra tekint vissza, érdekes belegondolni, mennyire minden lett más a kezdetek óta. Hiszen ahogy egy vállalkozás fejlődik és növekszik, úgy változik a kapacitása, az igények, a mindennapi gyakorlatok. Ezért érdemes előrelátóan gondolkodni, és olyan eszközöket választani a működtetéshez, amelyek rugalmasak, és képesek a céggel együtt fejlődni. Ez alól bizony a raktárkezelés sem kivétel. Sőt: ezen a területen az egyik legnagyobb a jelentősége annak, hogy teret biztosít-e a változásnak.

Az ideális raktárkezelő program hűséges társunk akkor is, ha még csak mini raktárat kezelünk és akkor is, ha már kiterjedtebb, nagyobb kapacitású szoftverre lenne szükségünk. Rugalmassága miatt ezért mi az SAP Business One-nal kompatibilis Agility Essentials WMS rendszert ajánljuk: sokodalúsága már számos ügyfelünknél kiválóan vizsgázott.

3 – Legyen cégre szabható a raktárkezelés

Ahány raktár, annyi bevált gyakorlat – ebből pedig egyenesen következik, hogy ahány vállalat, annyi ideális raktárkezelés! Ahogy az élet sok más területén, itt sem működik a one-size-fits-all, vagyis a mindenkire illő méret elve. A raktárkezelés komplex, összetett folyamat, amely magában foglalja többek között a szállítmányozás és az értékesítés több fontos elemét is. Csupa olyan területen van tehát jelentősége, ahol muszáj, hogy a hatékonyság érdekében minden “kézre álljon”. Ha átállunk egy raktárkezelő szoftverre, természetesen szükséges, hogy valamennyit változtassunk a raktárkezelési szokásokon: ám az az ideális, ha az adott rendszer teret ad a valóban jól működő, egyedi gyakorlatoknak is. Az Agility Essentials például ebben is erős: az Agility Design Tools lehetővé teszi, hogy kényelmesen a cégre igazítsuk a rendszert – anélkül, hogy bármiféle nehéz informatikai műveletet kellene elvégeznünk. Még egyedi megjelenítési, adatbeviteli sorrendet is létrehozhatunk!

4 – Hibalehetőségek minimalizálása

Hibázni, tévedni emberi dolog – a raktárkezelés során elkövetett hibák azonban jó esetben bosszúságot, rosszabb esetben pedig akár komoly károkat is okozhatnak. Bármennyire is figyelmes, precíz kollégákkal dolgozunk, ezzel a lehetőséggel időnként óhatatlanul számolnunk kell. Kivéve persze akkor, ha a munkát egy jól bevált raktárkezelő szoftver segíti! Ez a lépés ugyanis a minimumra csökkenti az esetlegesen előforduló hibák lehetőségét. Egy raktárkezelés folyamatait segítő program egyrészt lehetővé teszi, hogy bármikor ellenőrizzük a munkánkat: bármikor lekérdezhetők a különböző leltárívek, értékesítési és beszerzési jelentések, hogy igazán megfontolt döntéseket hozhassunk. Másrészt pedig olyan hibákat is egy lépésben elkerülhetünk, mint a weboldalon tévesen megjelenített termék elérhetőség, vagy a készlethalmozás.

Ha pedig esetleg azt gondoltuk volna, hogy ez a gépies tökéletesség kizárólag a nagyvállalatok számára elérhető, jobb, ha felkészülünk egy kellemes csalódásra! Az Acterra International által kínált megoldásokat ugyanis kis-és középvállalkozások is sikerrel alkalmazzák. Sőt, mi több: esetükben sokszor gördülékenyebb az átállás, mint a multinacionális óriáscégeknél.

5 – Pontos készletnyilvántartás = hatékony raktárkezelés

Az egyik legfontosabbat a végére hagytuk: a jól működő raktárkezelés kulcsa a precíz, áttekinthető készletnyilvántartás. Ezt pedig legegyszerűbben egy jól működő, testre szabható raktárkezelő programmal érhetjük el. Ha a készletnyilvántartás fenntarthatóan beválik, örökre búcsút inthet az ügyfelektől érkező panaszleveleknek. Nem fordulhat elő például olyan, hogy a vártnál hosszabb a beszerzési idő, hiszen pontosan, darabszámra látható az egyes termékek mennyisége. Így szabadkoznia sem kell többet, mert nem lesz többé olyan szituáció, amikor az ügyfél olyan terméket rendel, amely már nincs raktáron.

A pontos raktárkezelés további előnye, hogy elkerülhetjük a készlethalmozást – amely egy kártékony és igen költséges hiba. Megelőzhetők azok a helyzetek, amikor tévedésből olyasmit rendelünk a beszállítótól, amire nincs kereslet, vagy már nem az árukészlet része. Ha egy olyan megbízható raktárkezelő szoftvert választ, mint például az Agility Essentials WMS rendszer, nincs több feleslegesen felhalmozott, eladhatatlan termék.