Vállalatirányítási rendszer kisvállalkozások számára

Sokan még ma is úgy gondolják, hogy vállalatirányítási rendszerekre csak a nagy cégeknek van szüksége. Ha több száz dolgozó munkáját kell koordinálni és összehangolni, akkor lehetetlen papír alapon vagy Excel táblázatok segítségével irányítani.

Elterjedt az a tévhit is, hogy ezek a szoftverek nagyon költségesek, így csak a nagyvállalkozások tudják megfizetni. Az igazság viszont az, hogy ma már egyre több az olyan vállalatirányítási rendszer, amely figyelembe veszi a kis- és középvállalkozások igényeit és pénztárcáját. Cikkünkben bemutatjuk, mit értünk pontosan a vállalatirányítási rendszer fogalma alatt, melyek a legfontosabb előnyei és hogy miért éri meg beruháznia erre egy KKV-nak.

A vállalatirányítási rendszer fogalma

A vállalatirányítási rendszer fogalma alatt egy olyan szoftvert értünk, amely egyszerűbbé és hatékonyabbá teszi a vállalkozások és a szervezetek működését, illetve tevékenységét. Ez egy olyan informatikai megoldás, amely segít a vállalat adatainak feldolgozásában és a folyamatok egységesítésében, valamint azok nyomon követésében. A definíció kissé megtévesztő lehet, mivel a vállalatirányítási rendszereket nem csak vállalatok használhatják: mindenféle típusú szervezetek számára elérhetőek. Ez azt jelenti, hogy nonprofit vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezeteknek is iparág-specifikus megoldást tud nyújtani. Gyakran emlegetik ERP rendszerként is, ami az angol Enterprise Resource Planning kifejezés rövidítéséből ered.

Mikor válik szükségessé a vállalatirányítási rendszer kisvállalkozás számára?

Egy kisvállalkozás életében is eljöhet az a pillanat, amikor be kell ismerni, hogy a napi folyamatokat már nem lehet olyan egyszerűen lekövetni, mint azelőtt. Ez tulajdonképpen jó jel, hiszen azt jelenti, hogy a cég növekedett, valószínűleg nagyobb a munkatársak létszáma és a megrendelések mennyisége is felfele ível. Ilyenkor viszont az adminisztrációs feladatok is jelentősen megsokszorozódnak: több a számlakiállítás, a banki utalás és a könyvelés. Ilyen esetekben a számlázó program és az Excel tábla használata, valamint a papír alapú ügyintézés inkább nyűg, mint megoldás. Emellett, ha már a vezetőség sem tudja átlátni a cég tevékenységeit, akkor mindenképp ajánlott beruházni egy jól működő informatikai háttérrendszerre. Egy vállalatirányítási szoftver segít átláthatóbbá tenni a műveleteket és leegyszerűsíteni a folyamatokat.

Vállalatirányítási rendszer kisvállalkozás számára: miért éri meg beruházni rá?

A vállalatirányi rendszer kisvállalkozás számára azért is hasznos, mert általa könnyebben kezelhetők a pénzügyek, a könyvelés, az értékesítés vagy akár az ügyfélszolgálat. Az egyszerűség mellett hatékonyságot is nyújt, ugyanis így könnyebben optimalizálhatóak a szükséges folyamatok. Továbbá támogatja a cég növekedését is: új munkatársak, valamint új feladatok és programok esetében könnyebbé válik a folyamatok menedzselése és megtervezése. Nem utolsó sorban pedig lehetővé teszi az információk szélesebb körű elérését. Az adatokat több helyről, de akár több eszközről is elérhetővé válnak.

Az online vállalatirányítási rendszerek előnyei

A vállalatirányítási rendszereknek két változata van: a telepíthető és a felhőalapú szoftverek. Mindkettőnek vannak előnyei és hátrányai, de manapság az online elérhető vállalatirányítási rendszerek a népszerűbbek. A legtöbb cég az alábbi okok miatt dönt cloud rendszer mellett:

1. Saját szerver helyett felhőalapú szolgáltatás: Egy saját szerver működtetése komoly IT erőforrást igényel egy cégnél. Ennek üzemeltetése, frissítése, illetve a felmerülő hibák javítása nem kevés gondot és kiadást jelent. Azonban, ha beruházunk egy felhőalapú szolgáltatásra, ahol minden telepítés és frissítés a háttérben fut, akkor csökkenteni tudjuk a költségeket.
2. Elérhetőség: Az online vállalatirányítási rendszereknek köszönhetően bárhol és bármikor hozzájuthatunk a munkánkhoz szükséges programokhoz, dokumentumokhoz és kimutatásokhoz. Ez azt jelenti, hogy nem vagyunk helyhez kötve, akár otthonról vagy a világ másik végéből is elvégezhetjük feladatainkat. Home office esetén ez különösen nagy jelentőséggel bír.
3. Igény szerint alakítható: Egy felhőalapú rendszer sokkal rugalmasabban kezelhető, mint egy telepített szoftver. Ha nőnek a cég igényei, akkor szinte azonnal váltani lehet egy nagyobb rendszercsomagra. Ez a bővítés a telepített rendszereknél idő- és munkaigényes, míg a felhőalapú rendszernél csupán pár kattintásba kerül.
4. Adatbiztonság: Ahogy egy nagyobb cég számára, úgy egy kis- és középvállalkozás számára is fontos az adatok biztonsága. A cloud rendszerek esetében szerencsére nem kell attól tartanunk, hogy a céges adatok és dokumentumok elvesznek egy esetleges hiba miatt – ezek továbbra is elérhetőek lesznek a felhőből. Sok cég mégis bizalmatlan a felhőalapú rendszerekkel szemben, mert félnek az adatok feltörésétől és kiszivárogtatásától. Ennek a kockázata viszont megfelelő védelemmel, például a kétfaktoros bejelentkezéssel jelentősen csökkenthető.
5. Támogatás: Az online vállalatirányítási rendszerek a kisvállalkozás számára is úgy működnek, hogy állandó támogatást biztosítanak a szolgáltatók. Probléma esetén bármikor fel lehet venni a kapcsolatot az ügyfélszolgálattal.

Szánjunk elegendő időt a kiválasztásra

Egy vállalatirányítási rendszer kiválasztása és bevezetése nem kevés időt vesz igénybe. KKV-k esetében a kiválasztás akár 3 hónapba is telhet, míg a bevezetésre a cég komplexitásának függvénye, és 2-8 hónapot is igénybe vehet. Ez egyrészt amiatt szükséges, mert a változás több területet is érinthet: tervezés, beszerzés, pénzügy, HR. Tehát a szoftver használatát az érintett szakembereknek is meg kell ismerniük, és el kell sajátítaniuk. Ehhez gyakorlati képzésekre van szükség. A tréningekre fordított időt és pénzt nem lehet megspórolni.

Fontos azt is figyelembe venni, hogy olyan rendszert válasszunk, amely illeszkedik a cég meglévő informatikai környezetéhez. Ha sikerült dűlőre jutnunk, akkor az új vállalatirányítási rendszerrel eddigi munkamódszereinket is tökéletesíteni tudjuk.

Ön is kisvállalkozása számára keres megfelelő ERP rendszert? Akkor tekintse meg az SAP Business One konstrukcióját, amely kifejezetten kis- és középvállalatok számára nyújt megoldást!