Vállalatirányítási rendszerek fajtái: telepített vagy irány a felhő?

Az elmúlt időszakban számos tanulmány, cikk született arról, hogy mi a sikeres IT projektek ismérve. Azonban kevesebb anyag szól arról, hogy milyen problémákkal szembesülnek a döntéshozók egy projekt kezdetén, mivel segíthetik a munkájukat a szállítók, hogy a tervezett projekt sikeresen valósuljon meg.

Miért népszerűbbek a telepített vállalatirányítási rendszerek?

A KKV szektorban megvalósuló vállalatirányítási rendszerek túlnyomó többsége helyben telepített szoftver. Ennek számtalan oka van, amely között vannak gazdasági, technikai tényezők, és olyanok is, amelyek inkább feltételezéseken alapulnak.

A gazdasági indokok között szokott szerepelni, hogy ezáltal nő a cég értéke, ráadásul a magyar vállalkozók előnyben részesítik a beruházás típusú projekteket, amelynek során megvásárolják a licencek használati jogát, a hardvereszközöket, valamint minden olyan járulékos szoftver és hardver eszközt, amely a rendszer működéséhez szükséges..

A helyben telepített megoldások dominanciájának másik oka, hogy az utóbbi évekig a pályázatok és azok kiírói, – mint a beruházások egyik fő finanszírozói -, előnyben részesítették ezt a megvalósítási módot.

Persze az is fontos tényező, hogy egyes országrészekben mind a mai napig nincs elfogadható árú és teljesítményű szélessávú internet, így lehetetlen üzembiztos, a nap bármely pillanatában stabilan működő, de ugyanakkor megfizethető szolgáltatást találni. Ezen felül ott van a cégvezetők azon félelme is, hogy az üzletileg kényes adatok kikerülnek az ellenőrzésük alól.

A vállalatirányítási rendszerek fajtái: a szolgáltatók szerepe a kiválasztásban

Jelen cikk nem azzal a szándékkal született, hogy állást foglaljon a helyben telepített, valamint a felhő-alapú rendszerek mellett, vagy szemben, hanem azzal a céllal, hogy rávilágítson milyen szerepe van a szolgáltatóknak abban a döntésben, amely a jövőben megvalósuló rendszerek kiválasztása kapcsán kell a döntéshozóknak mérlegelniük.

A szolgáltatók többnyire annak a rendszernek a megvalósításában érdekeltek, amit ők maguk forgalmaznak. Nehéz lenne ezzel az állítással vitatkozni, hiszen minden szállító ahhoz ért a legjobban (remélhetően), amit forgalmaz.

Ugyanakkor van ennek a folyamatnak egy másik aspektusa is. A magyar ERP rendszer szállítók többsége ma már több megoldást is kínál, egyaránt nyújt helyben telepített, cloud és hibrid (valamilyen hostolt környezet) megoldásokat is, így adott a lehetőség arra, hogy bármilyen konstrukció is kerül szóba, képesek legyenek megfelelő megoldást kínálni.

Az ügyfelek ettől még nem fogják jobban tudni, hogy mit szeretnének, hogyan és mit kérdezzenek, vagy milyen megoldás lenne számukra előnyös. A fenti problémák megoldásában a szállítóknak kell sokkal nagyobb szerepet vállalniuk, amellett, hogy az ügyfelek felelőssége marad végig gondolni az üzleti igényeket, lehetőségeiket, valamint azt is, hogy milyen megoldás jöhet szóba a megvalósítandó rendszert illetően.

Az SAP Cloud vagy telepített platform az előnyösebb?

SAP szállítóként az utóbbi években egyre többször hallom, hogy az érdeklődők szeretnének ajánlatot kérni SAP Cloud Platformra és helyben telepített SAP Business One megoldásra is. A két megoldás igencsak más megközelítést igényel, mind a szállító, mind az ügyfél részről. Ahhoz hasonlítanám, mintha abban kellene döntést hoznunk, hogy albérletet vagy laskást keresünk, amit meg szeretnénk vásárolni.

Az előbbi ugyanis egy folyamatos és fix költség, az utóbbi viszont feltételezi, hogy van elegendő forrásunk egy beruházás megvalósítására, annak minden vonzatával együtt. Tehát az első lépés, hogy mérlegeljük, mire van elegendő forrásunk.

Természetesen, ez önmagában még nem elég a kérdés megválaszolásához. Mérlegelni kell azt is, hogy az adott tevékenység, amit végzünk,

• mennyire egyedi,
• milyen az adott helyszínen az internet ellátottság (ha több telephelyen dolgozunk, akkor minden telephelyen meg kell ezt vizsgálnunk),
• mennyi és milyen helyi alkalmazásokkal kell integrálnunk a rendszert (pl. gépek, megmunkáló központok, mérlegek, mérőeszközök, stb),
• azokkal hogyan és milyen gyakorisággal kell kommunikálnia a megvalósítandó rendszernek,
• és egyáltalán, akarunk-e egy ilyen infrastruktúrát üzemeltetni.

Ezek azok a kérdések, amelyek felvetésében segíthetnek a szállítók, hiszen ilyen irányú tudással nagyobb valószínűséggel rendelkeznek, mint a potenciális ügyfeleik.

A vállalatirányítási rendszerek fajtái és a felhasználói igények találkozása

A megvalósítás módja mellett, legalább ilyen fontos az igények, elvárások pontos tisztázása. Ma már egyre gyakoribb, hogy a megrendelők külsős tanácsadó céget bíznak meg az igények felmérésével és azok dokumentálásával. Ezt annak ellenére is jó megoldásnak tartom, hogy sokszor nem kerül sor a fogalmak tisztázására, ugyanakkor ezen cégek szakértelme többnyire lehetővé teszi, hogy pontosan körül határolják az ügyfél igényeit, elvárásait, és általában egyértelműek a kiválasztás szempontjai is.

Sajnos nem minden cég engedheti meg magának, hogy külsős szakértőket kérjen fel a megfelelő megoldás kiválasztására. Ezért a cégvezetőknek kell elvégezniük ezen feladatokat, ha sikeres projektet és egy jól működő rendszert szeretnének a pénzükért cserébe.

A legfontosabb, hogy meghatározzák és pontosan (közérthetően) leírják, hogy miért szeretnék a projektet megvalósítani és milyen előnyöket remélnek a rendszer bevezetésétől. Végig kell gondolni a vállalat működését: a leggyakrabban előforduló üzleti folyamattól kell indulni, majd számba venni a kivételeket is. Mérlegelni kell, hogy mely funkciók elengedhetetlenek és melyek azok, amelyek megvalósítása nélkül is elégedettek lennénk a rendszerrel.

Ezt a fázist nem lehet letudni pár óra alatt, alaposan végig kell gondolni, mivel ezt kapják meg a szállítók és erre is fognak ajánlatot adni. Tehát egy rosszul, felszínesen „megrajzolt” folyamat eredménye is felületes lesz, sikertelenségre ítéli a projektet még azelőtt, hogy elkezdődött volna.

Ajánlatkérés különböző típusú vállalatirányítási rendszerekre

Ha megfogalmaztuk igényeinket, akkor érdemes bevonni egy-két olyan szállítót, akiknek

• van iparági tapasztalatuk, azaz beszélik azt a nyelvet, amely az iparágra jellemző,
• ismerik azt a vállalat méretet, amelybe az ügyfél is tartozik,
• képesek felmérni az igények realitását,
• megkülönböztetni az általános ügyviteli gyakorlatot a kivételektől,
• és fel tudják mérni azt is, hogy mennyi ereje és ideje lesz az ügyfélnek a projekt menedzselésére.

Ezekben a kérdésekben az ügyfél támaszkodhat a szállítókra, bár érdemes mérlegelni, hogy mennyit lehet segíteni egy potenciális vásárlónak ellenszolgáltatás nélkül. Csapatunk például ingyenes üzletviteli SAP tanácsadás keretein belül mutatja be az általunk szállított rendszerek előnyeit és működését.

Végezetül, érdemes tisztában lenni azzal, hogy a vállalatirányítási rendszer nem csodaszer: nem oldja meg minden gondját és problémáját a vállalkozásnak, csupán egy eszköz, amely – ha jól van felépítve -, nagyban megkönnyíti a dolgozók és az alkalmazottak életét, és ha megfelelő információvá alakítjuk az adatokat, akkor segíti a döntéseket.

Éppen ezért a sikeres projekt ismérve, hogy a kezdeti fázisban pontosan fogalmazzuk meg az igényeinket, támaszkodjunk a szakértőkre (akik lehetnek szállítók is!), őszintén válaszoljunk a saját kérdéseinkre, rangsoroljuk az igényeinket, és mindezen információk alapján döntsük el, hogy milyen megoldás lehet számunkra a jó.

Az ACTERRA International Kft. közel 500 kisebb és nagyobb projektet valósított meg az elmúlt 15 év alatt, munkatársaink pedig számos kiválasztásban vettek részt, akár úgy is, hogy mi magunk nem indultunk a projekten. Ha kérdése van, vagy csak információra van szüksége ahhoz, hogy hogyan kezdjen hozzá a projekthez, keressen bennünket.