Miért keletkeznek készleteltérések a raktárban?
A készleteltérések ritkán erednek lopásból; leggyakrabban folyamati hibák okozzák őket: téves cikkszám kiadása szedéskor, adminisztrációs elütések a számlázásban, rögzítetlen selejtek vagy a beszállítói többlet és/vagy hiány, amely az ellenőrizetlen átvételből ered.
Hogyan működik a modern leltározás a gyakorlatban?
A cégek az éves/negyedéves leltár helyett átállnak a gördülő (ciklikus) leltárra. A raktárosok mobil adatgyűjtőkkel, vonalkódok leolvasásával tárhelyenként számolnak. Az eltéréseket a rendszer valós időben összeveti a könyveléssel, és jóváhagyás után automatikus készletkorrekciós bizonylatot generál.
Mire érdemes figyelni?
A ‘vak leltár’ (blind count) és a folyamatos fegyelem: a készletet számolónak ne mutassa a gép az elvárt mennyiséget, hogy ne vezesse a számolást. A leltár alatt, az érintett tárhelyeken ideiglenes készletzárolást kell alkalmazni, a félrekönyvelések elkerülése érdekében.
Gyakorlati példa
Egy több ezer cikkelemet forgalmazó autóalkatrész-nagykereskedésnél az év végi leltár korábban 4 teljes napos leállást vett igénybe, és a leltárkülönbözet elérte a 8 millió forintot. Az SAP Business One és a Wisys Agility WMS használatával a vonalkódos, gördülő leltározás nap 15 perces etapokban történik. A számbavétel polconként (tárhelyenként) történik, így nem kell leállni, a készletpontosság pedig 98,5%-ra nőtt.
Tipikus leltározási problémák és készleteltérési okok
Napokig tartó raktárlezárás és bevételkiesés
Az éves leltár miatt a cég napokra leállítja a szállítást és az értékesítést, ami súlyos bevételkiesést és vevői elégedetlenséget hordoz magával.
Téves komissiózás miatti virtuális készlethiány
Ha ‘A’ termék helyett ‘B’-t vittek el, ‘A’ a valóságban megvan, de a rendszer szerint hiányzik, míg ‘B’-ből indokolatlan hiány alakul ki.
Olvashatatlan és hibás papírívek
A kézzel felírt darabszámokat az irodában félreolvassák vagy hibásan viszik fel Excelbe, ezzel újabb eltéréseket generálva.
Fájdalmas év végi leltárhiány-leírások
A feltárt milliós készleteltérések rögtön lerontják az üzleti év eredményét, kellemetlen meglepetést okozva ezzel a tulajdonosoknak.
Megkésett hiányfelismerés év végén
A hónapokkal korábban elveszett, megsérült vagy tévesen kiadott áruk hiánya csak az év végi záráskor tűnik fel, amikor már késő utána járni az okának.
Nem kezelt selejtek és töréskárok
A raktárban megsérült árukat a dolgozók sokszor ‘félreteszik’, de nem könyvelik le selejtként, így azok papíron még eladható készletként jelennek meg.
Félrevezető számolás az elvárt készlet alapján
Ha a dolgozó látja a papíron, hogy ‘kell lennie 50 db-nak’, gyakran számolás nélkül beikszeli a tételt, elfedve a valós készleteltéréseket.
Párhuzamos mozgások a számlálás alatt
Ha a leltározás közben áru érkezik, vagy adnak ki árut, a készletek elcsúsznak, és a leltáreredmény követhetetlenné válik.
Miben nyújt segítséget az SAP Business One leltározási és készletkezelési megoldása?
- Mobil vonalkódos számlálás: A raktárosok kézi szkennerrel vagy ipari tablettel olvassák be a termékek és tárhelyek kódjait, kiküszöbölve a kézi adatrögzítéssel járó hibákat.
- Folyamatos (ciklikus / gördülő) leltár: A teljes raktár zárolásra nélkül, meghatározott ütemezés szerint (pl. ABC kategóriák vagy polcsorok alapján) bármikor ellenőrizhető a készlet.
- Tárhely- és cikkszintű zárolási funkció: A leltározás alá vont polcok vagy cikkek a számlálás idejére átmenetileg zárolhatók a tranzakciók elől, megakadályozva ezzel a párhuzamos elmozdulásokat.
- Vak leltár támogatása: A rendszer nem jeleníti meg az elvárt könyv szerinti mennyiséget a leltározónak, így objektív, valós darabszám-ellenőrzés valósul meg.
- Azonnali leltárkülönbözet-elemzés: A felmért darabszámok azonnal összevetésre kerülnek a rendszerkészlettel; a kiugró eltérésekre a rendszer azonnali újraszámlálást kér.
- Automatikus könyvelési korrekciók: A vezetői jóváhagyást követően a rendszer egyetlen gombnyomással létrehozza a leltárhiány vagy -többlet könyvelési és készletbizonylatait.
- Sarzs- és sorozatszám szintű pontosság: Nemcsak a darabszám, hanem az egyedi szériaszámok és szavatossági sarzsok megléte is ellenőrizhető a leolvasás során.
