Miért pontatlan a hagyományos táblázatos tervezés?
A kézi Excel-táblák statikus feltételezésekre és múltbéli zárásokra alapoznak. Nem látják át a raktári készletérték változását, a függőben lévő vevői rendelések szállítási ütemezését, vagy az éppen beérkezett beszállítói számlákat, így a likviditási prognózis napok alatt elavul.
Hogyan működik a tervezés ERP-adatokból?
Az ERP-rendszer a tervezési modelleket, közvetlenül a tranzakciós adatbázisra fűzi fel. A cash flow előrejelzés automatikusan figyelembe veszi a nyitott vevőköveteléseket a partnerek valós fizetési fegyelmével kalkulálva, valamint a szállítói kötelezettségeket, az ismétlődő fix költségeket, és a jóváhagyott beszerzési igényeket.
Mire érdemes figyelni?
A gördülő tervezés és a forgatókönyv-elemzés: nem évente egyszer kell büdzsét készíteni, hanem a megvalósult tényadatok alapján havonta lehet gördülő előrejelzést futtatni. Különböző szcenáriókat (optimista, pesszimista) modellezve, így a vállalat felkészülhet a piaci ár- vagy keresletingadozásokra is.
Gyakorlati példa
Egy szezonális forgalommal működő disztribútor cégnél a tavaszi árubeszerzések miatt rendszeres volt a nyár eleji likviditási válság, mert a táblázatos tervek nem látták a vevői késéseket. Az SAP Business One integrált pénzügyi tervezésével a pénzügyi vezető, 60 nappal korábban látja a várható cash flow mélypontot, így időben és kedvező feltételekkel aktiválhatták a megújuló hitelkeretet.
Tipikus pénzügyi tervezési problémák a KKV-knál
Váratlan likviditási hiányok és fizetési nehézségek
A táblázatok a számlák névleges fizetési határidejével számolnak, figyelmen kívül hagyva a partnerek átlagos késedelmi napjait, ami készpénzhiányt von maga után.
Nem kontrollált részlegszintű költekezések
A különböző osztályok (marketing, beszerzés, üzemeltetés) nincsenek bekötve a központi keretgazdálkodásba, így a költségvetést tudtuk nélkül túllépik.
Megkésett terv-tény összevetés
A költségvetést csak félévente, vagy negyedévente vetik össze a könyveléssel, így a drasztikus túlköltekezést nem lehet időben megállítani.
Láthatatlan függő kötelezettségek
A már kiküldött, de még nem számlázott beszállítói megrendelések nem jelennek meg a készpénztervekben, meglepetésszerű kiadásokat generálva ezzel.
Manuális adatgyűjtésből fakadó képlethibák
A pénzügyi vezető órákat tölt az adatok kimásolásával a bankból, a raktárból és a számlázóprogramból, ahol egyetlen elcsúszott cella torzítja a valós eredményt.
Szigetszerű, személyfüggő tervezési modellek
A pénzügyi modellt kizárólag a kontroller vagy a gazdasági vezető érti; nélküle a vezetés nem tud friss előrejelzéseket készíteni.
Hiányzó forgatókönyvek piaci sokkok esetén
Nincs szimulációs lehetőség: egy hirtelen devizaárfolyam-romlás, vagy a beszállítói áremelkedés hatását csak hetekkel később látja át a vezetés.
Átláthatatlan beruházási megtérülések (CAPEX)
A gépek vagy informatikai eszközök beszerzésének cash flow vonzatai, nincsenek szinkronizálva az operatív működési eredményekkel.
Miben nyújt segítséget az SAP Business One pénzügyi tervezési modulja?
- Valós idejű, dinamikus cash flow előrejelzés: A bankszámla-egyenlegek, nyitott vevői és szállítói számlák, függőben lévő rendelések és fix tételek együttes, napra kész modellezése.
- Többdimenziós költségvetés-tervezés (Budgeting): Havi, negyedéves vagy éves büdzsék rögzítése főkönyvi számlák, költséghelyek és projektek szerint, automatikus túllépési riasztásokkal.
- Automatikus fizetési fegyelem korrekció: A rendszer a partnerek múltbéli átlagos fizetési késedelmei alapján automatikusan korrigálja a várható beérkezési dátumokat.
- What-If szcenáriók és szimulációk: Többféle jövőbeli forgatókönyv generálása (pl. késedelmes vevői fizetések, inflációs többletköltségek, devizaárfolyam-ugrások következményei).
- Automatikus terv-tény eltéréselemzés: A könyvelt napi tranzakciók automatikusan összevetésre kerülnek a tervezetekkel, azonnal megmutatva a százalékos és nominális különbözetet.
- Többdevizás pénzügyi tervezés: Árfolyamkockázatok kezelése: devizás bevételek és kiadások tervezése automatikus árfolyam-számításokkal és fedezeti kalkulációval.
- Közvetlen kapcsolat a jóváhagyási folyamatokkal: A beszerzési rendelések rögzítésekor a rendszer automatikusan ellenőrzi a még rendelkezésre álló költségkeretet, kizárva a terven felüli plusz kiadásokat.
