Iktató program: mi mindenre képes egy iktató szoftver?

Mire jó egy iktató program?

Az iktató programok olyanok, mint egy hatalmas virtuális polcos szekrény, amin dokumentumokkal teli dossziék sorakoznak. Amíg a fizikai világban viszont csak egyféleképpen csoportosíthatjuk a mappákat – például ABC sorrendben, vagy dátum szerint – addig egy iktató szoftver számos különböző rendszerezést tesz lehetővé. Ennek köszönhetően nem kell papírhegyeket megmásznunk egyetlen információ miatt, hiszen elég, ha egy információtöredéket ismerünk (pl. ügyfél neve, ügy dátuma stb.) az iktató program több százezer irat közül is, másodpercek alatt megtalálja a keresett dokumentumot, információt.

Iktató program előnyei

• Hatalmas tárhely: Egy fizikális iratszekrény véges tároló kapacitással rendelkezik. Egy iktató szoftver esetében a tárhely nem okoz gondot. Akár több százezer irat tárolására is alkalmas.
• Gyors keresés: Míg a papíralapú dokumentumok keresése hosszú perceket vehet igénybe, addig egy iktató program csupán pár másodperc alatt megtalálja a kereset iratot.
• Helytakarékosság: Egy irodában rengeteg helyet foglalhatnak el az irattárolók, így nehéz kellemes munkakörnyezetet biztosítani. Az iktató programok segítségével sok hely szabadítható fel az irodahelyiségekben.
• Áttekinthetőség: Az egymásra halmozott papírok és mappák között nagyon nehéz eligazodni. A szoftverben elhelyezett dokumentumok viszont könnyedén áttekinthetők.
• Iratok összekapcsolása: Sokszor egy adott ügyhöz, ügyfélhez több dokumentum is kapcsolódik. Egy iktató programban lehetőség van ezeknek az iratoknak és az egymáshoz tartozó események dokumentumainak összekapcsolt nyilvántartására is. Ennek másik előnye, hogy az ügy előzményei és utókövetése is egyszerűbb.
• Dokumentumok továbbítása: A mai virtuális világban elengedhetetlen, hogy minden irat és fájl továbbítható legyen az online térben. Az iktató programok segítségével ez is lehetséges.
• Határidők megadása: Az iktatott dokumentumok közül általában sokkal van még feladatunk a továbbiakban is. A szoftver mellett nem lepik el az irodát és íróasztal a színes kis cetlik, amik jelölik az elvégzésre váró feladatokat, ugyanis az iktató program lehetőséget ad határidők beállítására. Ezáltal tisztán látjuk, mivel van még feladatunk.
• Jogosultságok: Egy iktató program lehetővé teszi annak beállítását is, hogy adott iratokhoz csak bizonyos emberek férhessenek hozzá.
• Környezetbarát: Nem utolsó szempont az sem, hogy egy ilyen szoftverrel jelentősen csökkenthetjük a nyomtatást, a papír mennyiséget.

Mely cégeknek jön jól egy iktató szoftver?

A rövid válasz az, hogy mindegyiknek. Ma már nem csak a nagyvállalatok, de kisebb cégek is használják a szoftvert. Persze elsősorban leginkább azoknak nyújt nagy segítséget, akik napi rendszerességgel dolgoznak nagy mennyiségű dokumentációval, szerződésekkel. A nagy irodaházakban helyet foglaló nagyvállalatok esetében elsősorban időt és energiát takarít meg. A programhoz, pontosabban az abban tárolt iratokhoz mindenki hozzáfér, akinek erre jogosultsága van. Egy ilyen program használata mellett tehát nem szükséges egy-egy dokumentumért emeleteken keresztül rohangálni. Mindenki saját íróasztalánál maradva tekintheti meg az iratokat.

Azonban a kisebb méretű cégek esetében is nagyon hasznos, ha nem kell papírhegyeket tárolni az asztalok végében, vagy szekrényekben. Sokkal átláthatóbb, ha minden iratot egy helyen, a szoftverben helyezünk el.

Hogyan válasszuk ki a cégünknek megfelelő programot?

Fontos megjegyezni, hogy nem minden iktató program ugyanolyan. Bizonyos szoftverekből a fentebb felsoroltakból egyes tulajdonságok hiányoznak. Ez viszont nem jelenti azt, hogy azok kevésbé jók. Azt ugyanis, hogy milyen szoftver tenné egyszerűbbé a mindennapi munkavégzést csakis cégünk feladatai és az iratmennyiség dönti el. Nem biztos, hogy azokhoz a munkafolyamatokhoz, amelyek cégünknél zajlanak egy teljes, minden funkcióval rendelkező program kell.

Mindenekelőtt határozzuk meg, hogy nekünk milyen tulajdonságok lennének segítségünkre. Ehhez munkavállalóink segítségét is kérhetjük, akik nap mint nap dolgoznak a dokumentációkkal. Ők tudják a legjobban, mi az, ami nagyban megkönnyítené és hatékonyabbá tenné munkájukat. Ezután járjunk utána, hogy az egyes szoftverek mire képesek. Miért fizetnénk felesleges funkciókért, ha nem is használjuk? Lehet, hogy egy-egy programot kisebb és bővített csomagban is be tudunk szerezni, attól függően, hogy cégünknek melyik az elegendő.

Vállalatirányítási rendszerek a hatékony munkavégzéshez

Egy iktató program már önmagában is nagy segítséget jelenthet. A vállalatoknak azonban az adminisztrációnál sokkal több területen kell hatékony munkafolyamatokat és megoldásokat kialakítania. Egy cég életében számos folyamatot érdemes automatizálni a sikeres működés érdekében. Ehhez ajánlott minden szükséges szoftvert és programot egy integrált rendszerként bevezetni, hiszen egy csomagként sokkal költséghatékonyabb megoldás, mintha külön-külön vásárolnánk meg a szoftverek licencét.

Az Acterra egy világvezető vállalatirányítási rendszerrel, az SAP-vel dolgozik, melynek egyik legfőbb szolgáltatása az SAP Business One. Ez a rendszer a cégek méretétől függetlenül tud segítséget nyújtani a gyorsabb és egyszerűbb munkavégzéshez. Az Acterra a vállalatirányítási rendszerek üzemeltetését, karbantartását is vállalja, így egy esetlegesen felmerülő technikai probléma esetén egy szakértői csapat támogatását is maga mögött tudhatja.